Mentor hat im Grunde alles gesagt, was mir eingefallen wäre.
Den Punkt mit festen, regelmäßigen Terminen kann man nicht oft genug unterstreichen. Ich leite aktuell wöchentlich eine Runde und spiele wöchentlich in zwei anderen Onlinerunden sowie in zwei unregelmäßigen Runden vor Ort (ca. 1/Monat). Die wöchentlichen Runden funktionieren von allen am besten. Zwar fällt auch da gelegentlich mal aus, aber das wird idR vorher kommuniziert und dann können sich alle darauf einrichten.
Es hilft extrem zu diesem Zweck auch eine WhatsApp/FB-Gruppe zu erstellen. Mails funktionieren meiner Erfahrung nach so mäßig gut, weil entweder keine Antworten kommen (die Leute nehmen es dann zur Kenntnis und sagen das nicht) oder irgendwer dann die Adresse von jemand anderem nicht hat (bzw. zu doof ist die Empfänger der letzten Mal mal alle anzugucken).
Zu Feuersängers Einwurf mit Eltern muss ich entgegnen, dass das trotzdem gut klappen kann wenn man bei denen zuhause spielt. Solange keiner ein Problem damit hat dass kleine Kinder halt auch mal weinen oder schreien oder auf den Schoß wollen funktioniert das wunderbar, und es ist es für Eltern oft deutlich leichter Termine wahrzunehmen wenn sie dafür das Haus nicht verlassen müssen. Ausreichende Räumlichkeiten natürlich vorausgesetzt.