Mir geht es ähnlich – vor allem kann ich bei einer gleichbleibenden Struktur schnell zu dem Punkt kommen, den ich gerade nachschauen möchte.
Ich nutze keine einzelnen Blätter, sondern ein digitales Dokument.
Üblicherweise bereite ich einzelne Herausforderungen vor. Das kann in Form einer Szene sein, aber sich auch über mehrere Szenen ziehen oder eine Szene kann mehrere Herausforderungen beinhalten.
Als Struktur nutze ich die Vorlage von Brian Jamisons
Gamemastering:
Information: Wie erfahren die Charaktere von dem Problem und welche Informationen werden ihnen zur Lösung geliefert?
Herausforderung: Was genau ist die Herausforderung, die die Charaktere überwinden müssen?
Erfolg: Was passiert, wenn die Gruppe erfolgreich ist?
Siegesfeier: Wie wird der Erfolg gefeiert oder belohnt?
Fehlschlag: Was passiert, wenn die Charaktere bei der Herausforderung scheitern oder sie ignorieren?
Darunter kommen dann gegebenenfalls noch einzelne Notizen, z.B. zu Regeldingen, die ich im Hinterkopf behalten möchte (z.B. Abzüge durch Beleuchtung oder ein Nachteil eines SCs). Mach ich aber selten.
Nachtrag: Statblocks u.ä. kommen übrigens in eine Seitenleiste, sonst scroll / blätter ich mir ja n Wolf im Spiel.
Ich verbinde die Herausforderungen nicht visuell. Sie kommen in die ungefähre chronologische Reihenfolge, die ich erwarte – wenn sie an bestimmten Orten sind, unterteile ich sie noch in Abschnitte mit einzelnen Überschriften. Meist sind sie recht unabhängig voneinander.
Die NSCs kommen einfach ans Ende des Dokuments mit ein, zwei Stichworten für Aussehen und Verhalten.
An den Anfang des Dokuments kommt eine kurze Zusammenfassung des Abenteuers oder der vergangenen Ereignisse, die damit zu tun haben.
Und das waren dann schon die unbedingt nötigen Informationen für ein Abenteuer.
Mir hilft die Struktur sehr, Ideen auszuformulieren und zu überprüfen. Ich muss nicht ständig irgendwie ordnen oder mit blumigen Worten einleiten, zu welchem Punkt der Herausforderung ich gerade etwas schreibe und ich merke direkt beim Notieren, wenn ein wichtiges Element dieser Herausforderung fehlt oder nicht funktioniert.
Bisher habe ich in mehreren Jahren noch nichts gefunden, was für mich noch besser funktioniert.