Interessantes Thema, da ich gerade an einer anpassbaren Battlemap arbeite.
Ich würde als Spielleiter wohl im Zuge der Erkundung das Wegenetz in der Tischmitte zeichnen. Sprich: das Wegenetz baut sich langsam mit der Erkundung der Spieler auf. Nur wo besondere Räume sind, kannst Du das Wegenetz mit einem Kästchen mit Nummer versehen. Aufgelegte Marker könnten zeigen, wo die einzelnen Spieler gerade sind.
Für jedes Kästchen mit Nummer könntest Du den Ausdruck des Raumes in Größe des Battlemaprasters vorbereiten. So liegen alle Räume als durchnumeriertes Heft griffbereit. Die entsprechende Seite kannst Du dann in die Tischmitte legen, wenn laut Erzählung etwas für Spieler Erkennbares darin passiert. Dann kannst Du die Spielermarker rüber auf die Raumseite setzen und sie dienen gleich der Nachvollziehbarkeit in Konfliktszenen.