Als Spieler:
Alte Charaktere stecken, mit allem was zu ihnen gehört (Charakterzettel, Tagebücher, erhaltene Handouts usw.) jeweils in einer Klarsichthülle in einem Aktenordner. Bei jedem Charakter ist vermerkt, ob er verstorben ist, oder wo und wann er sich zum Zeitpunkt des Rundenendes aufhielt.
Aktuelle Charaktere sind in Schnellheftern abgelegt: Jeder Charakter hat einen eigenen Schnellhefter in dem die Charakterzettel in einzelnen Klarsichthüllen zwecks beschreiben mit Folienstift stecken. Dazu kommen eine weitere Klarsichthülle für Handouts und abgeheftet die Collegeblockseiten (sind ja vorgelocht) mit den handschriftlichen Tagebüchern.
Als SL:
alte Runden sind in Aktenordnern abgeheftet, oder in Heftboxen.
Aktuelle Runden haben jeweils einen Stapel aus Büchern und in Steckhüllen gesammelten Zetteln, plus einem Collegeblock für Notizen. Da ich auch immer A2 kopierte Karten dabei habe, nutze ich diese um die Stapel darin quasi einzuschlagen; also den einen Teil der Karte unter dem Stapel, der andere oben drauf und dann der nächste Stapel. So ist mit einem Blick zu erkennen wo welche Rollenspiel anfängt und ich muss die Karten nicht knicken.
Das ganze liegt dann als recht heftiger Turm auf meinem Schreibtisch. Meist sind 3 Systeme/ Settings parallel aktuell.