Ich strukturiere hierarchisch:
-Wichtige Informationen müssen mit einem Blick auf die Karte erfasst werden können. Bestes Beispiel dafür ist Traveller: Wo es Planeten, Raumhäfen, Basen, Auftankmöglichkeiten etc. gibt sehe ich mit einem Blick auf die Subsektor-Karte, damit sind auch Nachrichtenwege, Routen für Invasionsflotten, Fluchtwege und Handelsoptionen sofort ersichtlich.
-Weniger wichtige, aber trotzdem zentrale Informationen über die Umgebung werden an einem Ort gesammelt. Auch hier Traveller: Die statistischen Informationen, Bevölkerungszahlen, Handelscodes, Regierungsformen etc hab ich für einen ganzen Subsektor auf einer DinA5-Seite.
-Unwichtige Detail-Informationen, die nur auf Abruf zur Verfügung stehen müssen (Begegnungstabellen für einzelne Felder, lokale NSCs etc) kommen auf ein extra Blatt, und davon gibt es eines pro Planet (bzw. Feld).
Damit kann man schonmal leiten.
Davon abgesehen werden globale Kampagnen-Informationen (R-Maps, Verschwörungen im Hintergrund, Pläne innerhalb von Plänen innerhalb von Plänen, Zeitlinien) separat vom Rest zentral gesammelt.
Ich selbst arbeite da zum großen Teil analog, mit Kladde und Bleistift.