Ich bin gerade bei der Sortierung von selbst erstelltem Material sehr minimalistisch.
Da ich in der Regel der Einzige bin, der mit dem Material arbeitet, sortiere ich es im Hinblick auf mein persönliches Suchverhalten und finde so ganz gut, was ich jeweils brauche.
Für groß aufgezogene Datenbanken u.Ä. habe ich daher keine echte Verwendung.
Mein Material ist zu 98% in Word und Excel bzw. Open Office abgelegt, die restlichen 2% sind handschriftlich.
NSCs mache ich i.d.R. on the fly, nur die allerwichtigsten schreibe ich tatsächlich vor der Sitzung in Ruhe auf.
In einigen Systemen habe ich gar kein Hausregelverzeichnis, weil die Hausregeln meistens Sachen betreffen, die so offensichtlich unzweckmäßig geregelt sind und so einfach und offensichtlich verbessert werden können, dass wir beim Spielen auch dann wieder in kürzester Zeit bei genau unserer Hausregel landen, wenn alle Anwesenden schon wieder vergessen haben, dass wir diese Regel schon mal erdacht haben
Es ist aber durchaus so, dass ich mir bei Systemen, die lange nicht gespielt wurden, noch mal in Ruhe alles ansehen muss, was ich dazu erstellt habe...das geschieht dann meist in der Form, dass ich das jeweilige Material schnell durchscrolle/querlese.
Aber wie schon gesagt: Da ich der Einzige bin, der da was dran ändert, ist es auch so aufgebaut, wie ich das will und mag. Deswegen geht da i.d.R. nichts verloren.
Andererseits habe ich aber meistens auch nicht übermäßig viel eigenes Material.
Das Umfangreichste sind bei mir SW-Konversionen; die befinden sich meist in einer mehr oder weniger umfangreichen Textdatei, die ich mir nach Fertigstellung entsprechend indexiere - mehr braucht es ja nicht.