Tipp 1: Sage von Dir aus bereits bei der Anfrage, dass Du Deine Fan-Konvertierung ohne Mullen und Knullen zurückziehen würdest, sobald es dem Verlag einfallen sollte, den Stoff selbst als Rollenspiel-Background zu vermarkten. Gib auch gleich bekannt, dass Du selbstverständlich bi der Publikation deutlich kenntlich machen wirst, dass das Ganze ein Fanprojekt ist und außerhalb des Serien-Kanons liegt.
Das könnte die einzigen zwei rationalen Gründe ausschalten, die seitens des Verlages dagegen sprechen würden, ein nonkommerzielles Projekt zu erlauben. Wenn etwaige eigene Verwertungsrechte nicht berührt werden und sie auch keine Irritationen bei ihren Kunden befürchten müssen, ist das Ganze eine wohlfeile Werbung, denn wer das Ganze spielen will, liest sich natürlich auch eher mal in die Serie ein. Und solche Quereinsteiger sieht der schon seit Jahren klamme Romanheft-Sektor sehr gerne.
Tipp 2: Nimm' Kontakt zur Serienredaktion auf, noch bevor Du Dich an den Verlag wendest. Da sitzen nämlich die Leute, die am ehesten für Dein Vorhaben begeistern kannst und deren Fürsprache viel ausmachen kann. Autoren sind grundsätzlich begeisterungsfähiger als Betriebswirte, weil es innerhalb der Verlagsstruktur ihre Aufgabe ist, kreativ zu sein.